De weg naar een “slimme” polikliniek    

Introductie

Bas Wouters heeft voor zijn master ‘Management in the Built Environment’ aan de Technische Universiteit Delft bij Cure+Care consultancy zijn afstudeeronderzoek uitgevoerd. Het onderzoek is voortgekomen uit de analyse van diverse ontwikkelingen in de zorg, zoals bijvoorbeeld de verschuiving van klinische naar poliklinische zorg, de hervorming van het Nederlandse zorgsysteem en veranderingen in demografie. Deze en andere veranderingen zorgen ervoor dat de ervaring van de patiënt centraal is komen te staan en dat de druk op de ziekenhuizen, haar medewerkers en haar huisvesting verder is toegenomen. Om deze druk te verlichten is onderzocht hoe een geoptimaliseerde polikliniek de patiëntervaring, de workflow van de medisch specialist en het ruimtegebruik kan verbeteren.

Methode

Het onderzoek bestaat uit drie delen: 

• Een literatuuronderzoek, waaruit de definities van slimme gebouwen en technologieën zijn geïnventariseerd. 
• Een empirisch onderzoek, uitgevoerd bij diverse ziekenhuizen, van waaruit potentiële optimalisaties zijn gedefinieerd. 
• Een synthesis om mogelijke optimalisaties binnen de polikliniek tot een potentieel concrete oplossing te brengen. Hieruit is een mock-up app ontwikkeld.

Slimme gebouwen en technologieën

Er zijn drie gebieden die de optimalisatie van gebouwen bepalen; levensduur, energie & efficiëntie en comfort & tevredenheid. Een gebouw kan nog beter presteren als het een ‘slim’ gebouw is. Er zijn verschillende manieren waarop een gebouw slim kan worden gemaakt, een daarvan is door gebruik van slimme technologieën. Slimme technologie is een overkoepelende term voor alle vormen van technologie met:

1. Fysieke sensoren waarmee gegevens uit de omgeving kunnen worden geregistreerd.
2. Opslag- en rekencapaciteit waarmee de gegevens kunnen worden opgeslagen en geanalyseerd.
3.  Een middel voor het leveren van uitvoerbaar advies op maat aan de eindegebruiker of het uitvoeren van geautomatiseerde acties op basis van de gegevensinvoer.

Potentiële optimalisaties

Op basis van een uitgebreide analyse van de empirische gegevens die zijn verzameld bij het Alrijne Ziekenhuis, Martini Ziekenhuis, Meander MC en Rode Kruis Ziekenhuis, kunnen veertien ‘slimme’ optimalisaties worden geïdentificeerd (zie Fig.1 hieronder). Deze optimalisaties richten zich op:

De patiëntervaring (gele bollen in Fig. 1) kan worden verbeterd door de patiënt op het juiste moment de juiste informatie te geven, patiënten in staat te stellen hun eigen gezondheid thuis te controleren en de patiëntservices aan te bieden, waardoor de patiënt gedurende het genezingsproces geholpen kan worden. Dit helpt niet alleen de patiënt(beleving), maar het ontlast ook de medewerkers en zorgt ervoor dat zij zich beter kunnen focussen op de kerntaken. Dit kan zorgen voor tijdsbesparing en reductie in kosten.

De workflow van de medisch specialist (groene bollen) kan worden verbeterd door alternatieven voor fysiek contact en controles van de patiënt te creëren, de patiënt te informeren en de diagnostiek van patiënten gemakkelijker beschikbaar te maken en waar mogelijk te vergelijken met soortgelijke gevallen. Dit kan voor een aanzienlijke tijdsbesparing zorgen. Bovendien kunnen deze werkzaamheden plaatsvinden in een kantooromgeving, wat ruimte in spreekkamers vrijspeelt.

Het ruimtegebruik (rode bollen) kan worden verbeterd door ruimtegebruik en benutting te meten, apparatuur te volgen, onderhoudsschema’s digitaal en centraal bij te houden, maar vooral informatie te gebruiken die wordt gegenereerd door diensten die worden aangeboden aan gebruikers. Dit zal op korte termijn inzicht opleveren in het gebruik van ruimten en kan ondersteuning bieden in de discussie over het werkelijke gebruik van ruimten. Op de lange termijn zal het een optimaler ruimtegebruik, ruimtebesparing en kostenreductie opleveren.

Tekst gaat onder de afbeelding verder.

Mock-up app

Op basis van de hiervoor genoemde potentiële optimalisaties is een mogelijke oplossing ontwikkeld in de vorm van een app. Een app, of een voor de gebruiker beschikbaar dashboard, maakt dat alle informatie op een centrale plaats beschikbaar kan zijn. Dit kan een goede optie zijn om enerzijds de patiëntervaring en anderzijds de workflow van de medisch specialisten te optimaliseren.
Er moet hierin rekening worden gehouden met de doelgroep van het ziekenhuis. Niet alleen is een groot deel van de patiënten 60 jaar of ouder, ook kunnen patiënten digibeet of laaggeletterd zijn. 
Een gebruikersgerichte app zoals hieronder in Fig. 2 weergegeven, biedt tevens de mogelijkheid om managementinformatie over het gebruik van het gebouw te genereren. Dit kan worden gedaan door geanonimiseerde gebruikersgegevens te analyseren, zoals het volgen van de bewegingen van de gebruiker door het gebouw of het vragen om feedback. 
Een app of dashboard is slechts één oplossing en geen ultieme oplossing. Het geeft aan wat het samenbrengen en presenteren van informatie op één plek kan doen voor de gebruiker van de polikliniek. Om de mogelijkheden te tonen, is in Fig. 2 een visuele mock-up van de patiëntgerichte app weergegeven.

Aanbevelingen

Op basis van de bevindingen van dit onderzoek worden de volgende aanbevelingen gegeven:
Stel duidelijke doelen voor optimalisaties, optimaliseren om het optimaliseren is geen doel.

• Denk aan integratie van verschillende platforms.
• Betrek gebruikers bij het vaststellen van doelen.
• Probeer nieuwe innovaties met behulp van proefprojecten.
• Houd rekening met privacy- en beveiligingsrisico's.
• Zorg voor een alternatief voor digitale oplossingen. 

 
Daarbij is het advies om naar meerdere optimalisaties tegelijk te kijken, te proberen deze optimalisaties te combineren en tot een geïntegreerde oplossing te komen. Dit levert nieuwe waardevolle inzichten op, verbetert de prestaties van de individuele optimalisaties en stimuleert automatisering. Uiteindelijk kan de patiëntervaring, de workflow van de medisch specialist en het gebruik van ruimte verbeteren.